Засади використання автоматизованої системи документообігу Рожнятівського районного суду Івано-Франківської області

                                                                                                                                                                                                                                   Затверджено  зборами суддів

                                                                                                                                                            Рожнятівського районного суду

                                                                                                                                                            Івано-Франківської області

                                                                                                                                                            від 15 лютого  2016 року

Засади використання автоматизованої системи документообігу Рожнятівського районного суду Івано-Франківської області

1. Загальні положення

 Правове регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу суду, здійснюється Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженим рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 № 25 (далі – Положення), Інструкцією з діловодства  у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді  АР Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженою наказом ДСА України від 17.12.2013 №173 (далі – Інструкція), відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних" та інших нормативно-правових актів.

 2. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи

  Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи,      надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цими Засадами та  Положенням інформацію.

Використання електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП) уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається та тягне за собою дисциплінарну відповідальність.

Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цих Засад, Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

3. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файлу.

Дата реєстрації та вхідний номер документа формуються автоматизованою системою автоматично.

Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри).

Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства відповідного суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

- у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;

- у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.

Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

4. Розподіл судових справ між суддями

Автоматизований розподіл судових справ здійснюється за правилами, встановленими Положенням.

Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

В суді  встановлено пакетний розподіл цивільних справ та справ про адміністративні правопорушення : по 5 справ. У разі надходження менше п»яти  справ - двічі на день об 11.30 та 16.30 год.

Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, з врахуванням Засад використання автоматизованої системи документообігу суду та правил поєднання судових справ.

Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, визначення суддів, що входять до складу колегії, проводиться автоматично в загальному порядку згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Положення.

У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов'язків судді (тривала тимчасова непрацездатність, закінчення повноважень судді, звільнення з роботи тощо), заміна відсутнього судді здійснюється шляхом повторного автоматичного розподілу на підставі розпорядження керівника апарату.

Не розподіляються на суддю, який перебуває в нарадчій кімнаті, справи, що підлягають негайному вирішенню або вирішенню протягом 24 годин, зокрема:

-          клопотання про проведення обшуку;

-          скарги щодо захисту прав людини – ст. 206 КПК України;

-          заяви про забезпечення позову, поданої до надходження   

позовної заяви;

     -          подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України;

-          подання про примусове проникнення до житла;

     -         заяви представників психіатричного закладу про госпіталізацію особи до психіатричного закладу в примусовому порядку.

Відповідальний працівник суду щоденно перевіряє актуальність інформації в табелі обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду та в разі будь-яких змін  заносить дані щодо відсутності судді на роботі, відповідно до розпорядження керівника апарату суду.

Інформація про перебування судді в нарадчій кімнаті заноситься до табеля обліку використання робочого часу суддів, відповідальним працівником апарату суду на підставі розпорядження керівника апарату , виданого  за заявою судді,  погодженою з головою суду.

Справи з індексом «1-кс» автоматично розподіляються за допомогою комп’ютерної програми «Д-3»  серед слідчих суддів (крім справ щодо вирішення питання про відвід слідчому судді або судді, який здійснює кримінальне провадження одноособово, які розглядаються іншим суддею, визначеним автоматично з числа всіх працюючих суддів). Справи з індексом «1-кс» по одному і тому ж кримінальному провадженню розподіляються одному і тому ж судді. У разі переведення судді до іншого суду, припинення повноважень, тимчасової неможливості здійснювати правосуддя (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження, припинення розподілу судових справ перед відпусткою відповідно до Положень про автоматизовану систему документообігу суду тощо) суддею, який ухвалював судове рішення, проводиться автоматичний розподіл судових справ за допомогою КП «Д-3». У разі, якщо справи з індексом «1-кс» у кримінальному провадженні розглядались декількома суддями, справа розподіляється судді, який розглядав справу з індексом «1-кс» у цьому кримінальному провадженні останнім.

Прийом та реєстрація справ з індексом «1-кс» від правоохоронних органів (крім справ щодо обрання запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою) проводиться до 15 год. 00 хв., а кримінальні провадження до 16.00 год. у робочі дні. Подання про застосування запобіжного заходу у виді тримання під вартою щодо осіб, затриманих в порядку ст.208 КПК, приймаються та реєструються  включаючи вихідні, святкові та неробочі дні. Робота слідчих суддів у вихідні дні  здійснюється згідно графіка.

Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються:

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- судові справи про перегляд заочного рішення;

- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

- клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень;

            - зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

            - заяви про відновлення втраченого судового провадження;

            - заяви про забезпечення позову, доказів.

            Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

            У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, коли згідно Положення та цих Засад відповідні матеріали передаються раніше визначеному головуючому судді (судді-доповідачу), такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу.

            Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду. Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Срави з індексами «6» та «6-а» передаються на розгляд судді, який  ухвалював судове рішення (в провадженні якого перебуває справа). У разі переведення судді, який ухвалював рішення, до іншого суду, припинення повноважень, проводиться автоматичний розподіл вказаних судових справ за допомогою КП «Д-3». У разі тимчасової неможливості здійснювати правосуддя (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження, припинення розподілу судових справ перед відпусткою тощо) строком більше ніж 2 місяці з дня настання відповідних обставин (відповідно до табелю робочого часу), проводиться автоматичний розподіл судових справ за допомогою КП «Д-3».»

Судові справи з індексами «1-кп», «1-кд», «1-о», «2-с», «1-м», «2», «2-а», «2-д», «2-ад», «2-н», 2-о», «3», «2-к», «8», «8-а», “3-в”, “4-с” автоматично розподіляються за допомогою КП «Д-3»».

Справи з індексами «2-аз», «2-з» , «2-азз», «2-зз», передаються на розгляд судді, який розглядає відповідну судову справу. У разі, якщо провадження в справі не відкрито або справа відсутня в суді, а також у разі переведення судді до іншого суду, припинення повноважень тимчасової неможливості здійснювати правосуддя (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження, припинення розподілу судових справ перед відпусткою відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду тощо) суддею, який ухвалював судове рішення, проводиться автоматичний розподіл судових справ за допомогою КП «Д-3».

Цивільні і адміністративні справи, в яких скасовано ухвали про залишення позову без розгляду, про відмову в відкритті провадження у справі, про повернення позовної заяви, про забезпечення позову та інші ухвали, що не перешкоджають повторній участі судді в розгляді справи, після їх надходження з суду апеляційної інстанції передаються суддям, яким вони були розподілені до ухвалення відповідного судового рішення.

Матеріали кримінальних проваджень, які повертались прокурору на підставі п. 3 ч. 3 ст. 314 КПК України, після їх повторного надходження до суду передаються на розгляд рашіше визначеному судді.

Матеріали кримінальних проваджень, в яких ухвала суду про повернення обвинувального акту, клопотання про застосування примусових заходів медичного або виховного характеру, винесена на підставі п. 3 ч. 3 ст. 314 КПК України, була скасована судом апеляційної інстанції, після повернення з суду апеляційної інстанції передаються на автоматизований розподіл судових справ в загальному порядку.

Справи про адміністративні правопорушення, в яких протоколи про адміністративні правопорушення були повернуті відповідному правоохоронному органу для належного оформлення, після надходження до суду передаються на розгляд раніше визначеному судді.

Самовідводи вирішуються в порядку, передбаченому відповідним процесуальним законодавством.

Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

 - за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять  календарних днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів;

- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

- у період відпустки судді;

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

- в інших передбачених законом випадках, коли суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

            Дні, в які щодо конкретного судді не розподіляються судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

            У випадку, коли визначений для участі у розгляді цивільної справи окремого провадження (2-о) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду (КП Д-3) народний засідатель не має можливості взяти участь у розгляді справи, його заміна проводиться після винесення відповідного розпорядження керівника апарату, на підставі доповідної записки секретаря судових засідань або помічника судді, шляхом автоматичного визначення іншого народного засідателя для участі в розгляді справи.

Визначення народних засідателів здійснюється відповідно до п.п. 2.6.1.-2.6.4. Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

Визначення присяжних здійснюється відповідно до п.п. 2.5.1.-2.5.6. Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

5. Коефіцієнти складності судових справ 

Коефіцієнти складності  судових справ (проваджень) та матеріалів встановлюються  та затверджуються рішенням зборів суддів.

6. Коефіцієнт адміністративних посад

В автоматизованій системі документообігу суду для  голови суду встановлюється коефіцієнт адмінпосади. Питання про встановлення коефіцієнтів вирішується зборами суддів.

7. Спеціалізація суддів з розгляду судових справ 

В суді, відповідно до ч. 5 ст. 21 Закону України «Про судоустрій і статус суддів»,  обираються слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом.

Слідчі судді у Рожнятівському районному суді Івано-Франківської області  обираються зборами суддів строком на три роки.

У вихідні та неробочі дні в суді встановлюється графік чергування слідчих суддів, що затверджується головою суду.

В суді відповідно до кримінально-процесуального законодавства діє спеціалізація із здійснення кримінальних проваджень відносно неповнолітніх.

Судді, уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх  у Рожнятівському районному суді Івано-Франківської області обираються зборами суддів строком на три роки.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. 

8. Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

  У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної  скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків.

Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою апарату суду відповідно до її функціональних обов’язків.

 У суді до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:

- у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні – не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;

- у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.

9. Надання інформації про стан розгляду судових справ

 На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.

 Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень".

 Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).

 На веб-порталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:

- список судових справ, призначених до розгляду;

- список апеляційних скарг;

- список автоматично розподілених судових справ;

- інформація щодо стадій розгляду судових справ.

Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

10. Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених у судах

Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до цього Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді, створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.

11.   Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ

Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

12. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи. 

В разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять днів (такі випадки фіксуються відповідними актами в порядку, передбаченому пунктом 2.3.55 Положення), розподіл справ здійснюється старшим секретарем суду (чи особою, що виконує його обов’язки) між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації.  При цьому, при прийнятті позовних заяв та матеріалів канцелярією суду (старшим секретарем або особою, що її заміняє) на поданих документах зазначається час здачі їх до канцелярії суду.

У разі настання вищевказаних обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання щодо застосування запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла, скарги щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України, подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України в порядку ЦПК України тощо) проводиться працівником суду, визначеним розпорядженням керівника апарату, між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації.  При цьому, при прийнятті позовних заяв та матеріалів канцелярією суду (старшим секретарем, або особою, що її заміняє) на поданих документах зазначається час здачі їх до канцелярії суду.